○庁舎会議室の使用に関する要綱
平成5年8月31日
5墨総総第525号
(目的)
第1条 この要綱は、本庁舎の会議室(以下「会議室」という。)の使用に関し必要な事項を定めることにより、会議室の適正かつ効率的な運用を図り、もって事務の円滑な執行に寄与することを目的とする。
(使用の範囲)
第2条 会議室は、次の場合に使用することができる。
(1) 区の事務事業の遂行のために必要とするとき。
(2) 職員の福利厚生事業のために必要とするとき。
(3) その他総務課長が特に認めたとき。
(使用時間)
第3条 会議室の使用時間は、午前8時30分から午後5時までとする。ただし、総務課長が特に必要と認めた場合は、この限りでない。
(使用申請者の責務)
第4条 会議室を使用しようとする者は、出席者数及び使用目的に適する規模の会議室を選定するとともに、使用申請時間は必要とする時間に限定し、会議室の適正かつ効率的な使用に努めなければならない。
(使用申請)
第5条 会議室を使用しようとする者は、次の申請期間内に総務課長の承認を受けなければならない。
(1) 区の事務事業の遂行のために使用するとき 使用日の3箇月前から使用日まで
(2) その他の理由により使用するとき 使用日の1箇月前から使用日まで
(1) 区の職員以外の出席者(以下「外部出席者」という。)を伴う会議等に使用する場合であって、その日時及び会場を使用日の3箇月以上前の時点で確定し、広報紙、ポスター、ちらし、個別通知等で事前に周知する必要があるとき。
(2) 区民等を対象とする各種受付会場として同一会議室を継続的に使用する場合であって、その日時及び会場を使用日の3箇月以上前の時点で確定する必要があるとき。
(3) 職員の任用、研修又は健康診断等に使用する場合であって、その日時及び会場を使用日の3箇月以上前の時点で確定する必要があるとき。
(4) 選挙、国勢調査等の事務に使用する場合であって、その事務執行上、会議室の使用を確定することが特に必要であると総務課長が認めるとき。
2 前項の使用申請をしようとする主管課長は、会議室優先使用申請書を総務課長に提出しなければならない。
(使用承認)
第7条 総務課長は、前2条の申請があったときはその内容を審査のうえ、使用を承認するものとする。
(使用承認の変更及び取消し)
第8条 会議室の使用承認を受けた者(以下「使用者」という。)は、承認事項を変更し、又は会議室の使用を取りやめようとするときは、直ちに、総務課長に届け出なければならない。
2 総務課長は、使用を承認した後においてやむを得ない理由により会議室の使用に支障を生じたとき又は第5条第1項第2号の申請に基づき使用承認した会議室を区の事務事業の遂行のため使用する必要が生じたときは、使用承認を取り消すことができる。
(遵守事項)
第9条 使用者は、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 使用承認時間を厳守するとともに、会議等の終了後は室内の整理整とんを行ったうえ、消灯すること。
(2) 会議室のかぎを責任をもって管理し、会議等の終了後は直ちに総務課に返却すること。
(3) その他総務課長の指示に従うこと。
(会議室貸出システムの取扱い)
第10条 会議室の使用申請手続は、会議室貸出システム(区のイントラネットで稼動するグループウェアを使用して会議室の管理を行うシステムをいう。)により行うものとし、その取扱いについては、総務部長が別に定める。
(その他)
第11条 この要綱に定めるもののほか、会議室の使用について必要な事項は、総務部長が別に定める。
付則
この要綱は、平成5年10月1日から適用する。
付則
この要綱は、令和3年1月7日から適用する。
様式 省略