○区長への手紙に関する取扱要綱
平成21年4月2日
20墨企広第531号
(趣旨)
第1条 この要綱は、広く一般区民等(以下「発信者」という。)から区長及び区政に対して寄せられた意見、要望等の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 区長への手紙(以下「手紙」という。) 区長及び区政に対して発信者から広聴はがき、封書、ファクシミリ等の方法により文書で寄せられた意見、苦情、要望、提案等(以下「意見等」という。)、及び電子メール(以下「メール」という。)で寄せられた意見等並びに電話又は来庁により口頭で伝えられた内容を担当職員が発信者の確認を得て記録した意見等をいう。
(2) メール 発信者からインターネットを通じて、墨田区ホームページに設置する電子メールのフォームを利用し、又は発信者が所有する電子メールソフトを利用して墨田区ホームページのサーバー又は墨田区庁内LANのサーバーに到達したものをいう。
(受付)
第3条 手紙は、企画経営室広報広聴担当(以下「広報広聴担当」という。)で受け付け、区長へ報告するものとする。
2 所管課は、広報広聴担当を経ずに受け付けた意見等のうち所管課長が手紙として扱う必要があると認めたときは第7条第3項の規定に基づき対応し、広報広聴担当を経由して区長へ報告するものとする。
3 次の各号に掲げる内容に該当する場合には、手紙として処理しないものとする。
(1) 誹謗、中傷又はこれに類するもの
(2) 営業、広告又はこれに類するもの
(3) 調査、アンケート又はこれに類するもの
(4) 質問、問い合わせ又はこれに類するもの
(5) 事務連絡を内容とするもの
(6) 趣旨が不明なもの
(7) その他手紙として処理することが適切でないと広報広聴担当課長が認めたもの
(回答要件)
第4条 手紙を回答するための要件(以下「回答要件」という。)は、次の各号のいずれもが備わっているものとする。
(1) 意見等
(2) 発信者の氏名
(3) 発信者の住所
2 広報広聴担当課長は、前条の規定により受け付けた手紙のうち、回答要件に不備があるものについて、可能な限り発信者に問い合わせ、その補完に努めるものとする。
(分類)
第5条 広報広聴担当課長は、第3条の規定により受け付けた手紙を、次のとおり分類する。
(1) 発信者への回答を要するもの 回答要件が明記されているもので発信者が回答を希望するもの
(2) 意見書の提出を要するもの 発信者が回答を希望しないもの又は回答要件に不備があるもののうち、広報広聴担当課長が所管課の考え方を把握する必要があると認めるもの
(3) 参考意見として取り扱うもの 発信者が回答を希望しないもの又は回答要件に不備があるもの
(処理)
第6条 広報広聴担当課長は、前条第1号に分類した手紙について、その要旨を記載した文書を所管課長に送付し、発信者への対応を依頼するものとする。
2 広報広聴担当課長は、前条第2号に分類した手紙について、その要旨を記載した文書を所管課長に送付し、所管部課において、当該手紙に対する考え方の報告を求めるものとする。
3 広報広聴担当課長は、前条第3号に分類した手紙について、その要旨を記載した文書を所管課長に送付し、所管部課において、供覧を依頼するものとする。
4 広報広聴担当課長は、次条において受理した所管部課の対応報告について、区長まで報告するものとする。
3 第3条第2項に規定する手紙については、2週間以内に所管部課で対応した内容を含め広報広聴担当課長に報告するものとする。
(複数の所管課に係る処理)
第8条 手紙の内容が複数の所管課に関係する場合は、広報広聴担当課長が各所管課長から発信者への回答を取りまとめ、回答する。ただし、所管課が同一部内である場合又は軽微な調整により所管課において回答ができると広報広聴担当課長が認めたものはこの限りでない。
(公表)
第9条 広報広聴担当課長は、手紙に係る所管部課の対応の報告を受けたもののうち、次に掲げるものを除き、墨田区ホームページ、その他広報紙への掲載により公表することができるものとする。
(1) 発信者の個人情報に関する内容を含んでいるもの
(2) 区の意思形成過程にある内容を含んでいるものであって、公表することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれ、不当に区民の間に混乱を生じさせ、又は特定の者に不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすと認められるもの
(3) その他広報広聴担当課長が適当でないと認めたもの
2 前項に規定する公表するもののうち、類似したものについては、取りまとめて公表するものとする。
(個人情報の取扱い)
第10条 手紙の取扱いについては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づき、個人情報の保護に関し、適正に管理しなければならない。
2 匿名希望と明記されているものについては、広報広聴担当以外の部課に個人情報を提供してはならない。
付則
この要綱は、平成21年4月1日から適用する。
付則
この要綱は、令和5年4月1日から適用する。