○墨田区戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成20年5月22日
20墨区窓第163号
(趣旨)
第1条 この要綱は、墨田区の戸籍情報システムに係るデータの保全及び保護に関し、必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 区民部窓口課に設置した中央電子情報処理装置及び端末装置と出張所に設置した端末装置を相互に結び、戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する戸籍事務並びに戸籍の附票、人口動態調査等の戸籍関連事務を行うネットワークシステムをいう。
(2) ネットワーク コンピュータ等を相互に接続するための通信網及びその構成機器(ハードウェア及びソフトウェア)をいう。
(3) 情報システム コンピュータ、ネットワーク及び記録媒体で構成され、情報処理を行う仕組みをいう。
(4) 戸籍データ ネットワーク及び戸籍情報システムで取り扱うすべての情報をいう。
(5) 記録媒体 磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスク等戸籍データを記録している媒体をいう。
(6) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲及び処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
2 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に努めるものとする。
(データ保護管理者)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等の保護について、適正な管理運営を行うため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、区民部窓口課長をもって充てる。
3 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の事故を防止するため、必要な措置を講じるとともに、ネットワーク、戸籍情報システム等の状況を把握し、適正な管理運営に努めなければならない。
(端末装置管理者)
第5条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運営を図るため、区民部窓口課及び出張所に端末装置管理者を置く。
2 端末装置管理者は、区民部窓口課戸籍記録主査及び出張所長をもって充てる。
3 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
4 端末装置管理者は、端末装置を設置する場合には、操作画面及び処理内容を第三者が読み取ることができないよう配慮しなければならない。
5 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
6 端末装置の操作者は、端末装置管理者の指示に従い、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(戸籍データ等の管理)
第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、ネットワーク及び戸籍情報システムについて常に把握し、その管理を適正に図ること。
(2) 戸籍データ及び戸籍情報システムのプログラムの異状の有無について、定期又は随時に点検を行うこと。
(3) 戸籍情報システムについて、火災その他の災害及び盗難に備え、定期的に戸籍データのバックアップを行うこと。
2 戸籍データは、戸籍届書及びその添付資料のうち戸籍事務処理に必要なものに限定し、戸籍法その他の法令の定めのない事項は、戸籍データの対象にしてはならない。
3 戸籍データは、戸籍、除籍及び改製原戸籍の戸籍事務並びに戸籍の附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務以外に利用してはならない。
4 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票を廃棄する場合は、焼却、裁断、溶解等復元できない方法等により行い、外部に戸籍データが流出することがないように確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントの保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントの廃棄に当たっては、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントの複写、外部への持ち出し及び廃棄をしようとするときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期又は随時に更新を行う等パスワードを厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他人に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(端末の操作)
第11条 端末装置は、保護管理者が指定した操作者でなければ操作してはならない。
2 戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行う場合以外に、端末装置の操作並びに見出しデータ及び戸籍に関するデータの検索をしてはならない。
(事故発生時の対応)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システム及び戸籍データの火災その他の災害及び盗難等の事故に備えて、定期的に戸籍データのバックアップを行い、施錠できる専用室に記録媒体を格納する等必要な保安措置を講じるものとする。
2 端末装置管理者は、ネットワーク、戸籍情報システム及び戸籍データに事故が発生したときは、直ちに事故の経緯及び被害状況等を調査し、保護管理者に報告しなければならない。
3 保護管理者は、前項の報告に基づき、速やかに復旧のため必要な措置を講じるものとする。
(研修等の実施)
第13条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステムの安全対策の推進を図るため、戸籍事務を取り扱う職員に対して、ネットワークの利用並びにシステムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
(補則)
第14条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、区民部長が別に定める。
付則
この要綱は、平成20年9月16日から適用する。