○墨田区の保有する個人情報等の管理に関する規程
令和5年4月1日
訓令第12号
庁中一般
事業所
個人番号及び特定個人情報の管理に関する規程(平成28年墨田区訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員等の責務(第10条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第11条―第24条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第25条―第40条)
第7章 管理区域の安全管理(第41条・第42条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第43条―第45条)
第9章 安全管理上の問題への対応(第46条―第49条)
第10章 点検及び監査の実施(第50条―第52条)
第11章 補則(第53条)
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、区における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条及び墨田区議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年墨田区条例第15号。以下「議会個人情報保護条例」という。)第9条に規定する保有個人情報の安全管理並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条に規定する個人番号の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語の意義は、個人情報保護法、番号法、墨田区個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年墨田区条例第16号)及び議会個人情報保護条例で使用する用語の例によるほか、次の各号に定めるところによる。
(1) 課 墨田区組織規則(昭和52年墨田区規則第30号)第8条第1項に規定する室(会計管理室を除く。)、課及び担当、同条第3項から第6項までに規定する課及び室、墨田区教育委員会事務局処務規則(昭和50年墨田区教育委員会規則第3号)第2条に規定する課、室及び所、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局並びに区議会事務局をいう。
(2) 所 墨田区保健所処務規程(平成12年墨田区訓令第11号)第2条に規定する保健センター、墨田区子育て支援総合センター、すみだ清掃事務所及び墨田区立ひきふね図書館をいう。
(3) 課長 課の長(企画経営室にあっては各担当課長、区議会事務局にあっては次長)をいう。
(4) 所長 所の長をいう。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 区に総括保護管理者を1人置き、副区長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(副総括保護管理者)
第4条 区に副総括保護管理者を1人置き、総務部長をもって充てる。
2 副総括保護管理者は、総括保護管理者の命を受けて、総括保護管理者を補佐する任に当たる。
(保護管理者)
第5条 保有個人情報を取り扱う課又は所(以下「課等」という。)に保護管理者を1人置き、当該課等の課長又は所長の職にある者をもって充てる。
2 前項の規定にかかわらず、墨田区組織規則第14条第4項に規定する副参事を保護管理者とすることができる。
3 保護管理者は、当該課等における保有個人情報(前項の保護管理者にあっては、当該担任事務で取り扱う保有個人情報とする。以下同じ。)の適切な管理を確保する任に当たる。
4 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合には、当該情報システムを管理する課等の課長又は所長(以下「情報システム管理者」という。)と連携して、その任に当たる。
(保護担当者)
第6条 保有個人情報を取り扱う各課等に、保護担当者を1人又は複数人置き、当該課等の保護管理者が指名する職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(保護監査責任者)
第7条 区に個人情報保護監査責任者及び特定個人情報保護監査責任者を1人ずつ置く。
3 特定個人情報保護監査責任者は、企画経営室長をもって充てることとし、区が取り扱う特定個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための会議)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を定期又は随時に開催することができる。
2 総括保護管理者は、前項に規定する会議を開催する場合には、必要に応じて情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等の参加を求めることができる。
第3章 教育研修
(研修)
第9条 総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第2条第2号に規定する派遣労働者をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を実施するものとする。
2 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。
3 総括保護管理者、保護管理者及び情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員及び特定個人情報の取扱いにおいて情報システムを使用する職員に対し、保有個人情報の適切な管理及び保護のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修並びに事故障害時等の対応訓練を実施するものとする。
4 総括保護管理者は、番号法第29条の2及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令(平成26年政令第155号)第32条の規定に基づき、特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する職員に対し、特定個人情報の適正な取扱いを確保するために必要なサイバーセキュリティ(サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第2条に規定するサイバーセキュリティをいう。)の確保に関する事項その他の事項に関する研修を行うものとする。
5 保護管理者及び情報システム管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者、保護管理者又は情報システム管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 職員等の責務
(職員等の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法、番号法その他の関係法令(条例を含む。以下「法令等」という。)及びこの規程を遵守するとともに、総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
2 総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報が法令等及びこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(個人識別の容易性、要配慮個人情報の有無並びに漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)が発生した場合に生じ得る被害の性質及びその程度等を含む。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定しなければならない。
2 職員は、アクセス権限を有しない保有個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する保有個人情報であっても、業務上の目的以外の目的でこれにアクセスをしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第12条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定しなければならない。この場合において、職員は、保護管理者の定めるところにより、当該行為を行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。)の外部電磁的記録媒体等への記録
(4) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(5) 前各号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、速やかに保護管理者に報告し、その指示に従い、当該誤り等の訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を保護管理者が定める場所に保管し、施錠をしなければならない。
2 職員は、前項の場合において、保有個人情報の滅失又は毀損を防止するために特に必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管等の必要な措置を講じなければならない。
3 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用した権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定、鍵付きのケース等への格納及び施錠等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。この場合において、郵便により送付するときは、媒体に記録されている保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、書留、特定記録郵便等を用いるものとする。
4 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を庁舎内で移動させる場合には、紛失、盗難等に留意しなければならない。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録若しくは媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又は電磁的記録のホームページ等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下この条において同じ。)が不要となった場合には、保護管理者が定める当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保護管理者は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合には、消去又は廃棄を証明する書類を提出させるとともに、必要に応じて職員を消去又は廃棄に立ち会わせる等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用、保管、廃棄等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱いの状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報の利用、保管、廃棄等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第18条 保護管理者は、保有個人情報が外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合にあっては、クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国をいう。)において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報等の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第19条 職員は、番号法及び墨田区行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する条例(平成27年墨田区条例第41号。以下「番号利用条例」という。)に定める事務の処理を行う場合を除き、個人番号を利用してはならない。
(個人番号の提供の求めの制限)
第20条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法及び番号利用条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法及び番号利用条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集及び保管の制限)
第22条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない。
(特定個人情報の取扱区域)
第23条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(次条第1項において「取扱区域」という。)を明確にし、必要に応じて、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(特定個人情報の管理事項)
第24条 保護管理者は、特定個人情報の漏えい等その他特定個人情報の管理に関して問題となる事案の発生防止その他の特定個人情報の適正な管理のため、当該課等における次に掲げる事項を定めるものとする。
(1) 特定個人情報を取り扱う事務の範囲及び取扱区域に関する事項
(2) 保護担当者及び特定個人情報を取り扱う職員の指定並びにその任務に関する事項
(3) 特定個人情報を取り扱う職員に対する教育研修に関する事項
(4) 特定個人情報のアクセス、複製等の制限に関する事項(情報システムへのアクセス権限の設定に関する事項を含む。)
(5) 特定個人情報の利用、保管、廃棄等に関する事項
(6) 特定個人情報のバックアップに関する事項
(7) 前各号に掲げるもののほか、特定個人情報の適正な管理のために必要な事項
2 前項の規定にかかわらず、同一の特定個人情報を複数の課等において管理する場合は、当該課等の保護管理者は互いに連携し、特定個人情報に関する安全管理措置を講ずるとともに、各課等における任務を分担し、及び責任を明確にするものとする。
3 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務ごとに、次に掲げる事項を記載した事務管理票を作成するものとする。
(1) 事務の名称
(2) 個人番号の利用根拠
(3) 利用目的
(4) 対象者の範囲
(5) 特定個人情報ファイルの保有の有無及び当該特定個人情報ファイルの名称
(6) 特定個人情報保護評価の実施状況
(7) 特定個人情報の記録項目及び処理形態
(8) 特定個人情報を取り扱う事務の委託又は再委託の有無
(9) 特定個人情報の収集方法
(10) 特定個人情報の経常的な提供先
(11) 前各号に掲げるもののほか、特定個人情報を取り扱う事務の適正な管理のために必要な事項
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第25条 保護管理者及び情報システム管理者(以下この章において「保護管理者等」という。)は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等の当該保有個人情報へのアクセスを制御するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者等は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第26条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下この条において「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者等は、特定個人情報へのアクセス記録を一定の期間保存し、定期及び必要に応じ随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
3 保護管理者等は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第27条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第28条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第29条 保護管理者等は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第30条 保護管理者等は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第31条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者等は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化等)
第32条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化(適切なパスワードの選択、その漏えい防止の措置等を含む。)を行うものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第33条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第34条 保護管理者等は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第35条 保護管理者等は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の仕様、使用目的等に応じて、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者等が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第36条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第37条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第38条 保護管理者等は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第39条 保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書を保有している課等の保護管理者等は、当該文書について外部の者に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第40条 保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第7章 管理区域の安全管理
(入退室管理)
第41条 情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する区域その他の区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、当該区域に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、保有個人情報が記録されている媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、管理区域の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 情報システム管理者は、管理区域及び保有個人情報が記録されている媒体の保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(管理区域の管理)
第42条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区域に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、管理区域に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報及び特定個人情報の提供)
第43条 職員は、次の各号に掲げる場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供してはならない。
(1) 個人情報保護法第69条第1項又は議会個人情報保護条例第12条第1項に規定する法令に基づく場合
(2) 個人情報保護法第69条第2項第1号、第3号及び第4号並びに議会個人情報保護条例第12条第2項第1号、第3号及び第4号のいずれかに該当する場合
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号又は議会個人情報保護条例第12条第2項第3号及び第4号の規定に基づき保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条又は議会個人情報保護条例第13条の規定に基づき、原則として安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録し、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
(保有個人情報の取扱いに係る業務の委託等)
第44条 区は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない委託先を選定することがないよう、適切に選定を行わなければならない。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における個人情報の取扱いに係る管理責任者及び従事者の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について、書面で確認しなければならない。
(1) 委託業務の履行により知り得た個人情報に関する秘密保持義務
(3) 個人情報の安全管理措置の義務及び当該措置に関する事項
(4) 個人情報の持ち出し、複写、複製等の制限に関する事項
(5) 個人情報の利用目的以外の目的のための利用及び提供の禁止義務
(6) 委託業務の終了時等における個人情報の返還又は廃棄に関する事項
(7) 契約内容の遵守状況及び個人情報の取扱状況についての定期報告に関する事項
(8) 委託業務の管理体制及び実施体制並びに委託業務に係る個人情報の管理の状況を確認するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
(9) 個人情報の漏えい等の事故の発生時における対応に関する事項
(10) 前各号に掲げるもののほか、委託業務に係る個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項
3 保護管理者は、特定個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、委託先において、番号法に基づき区が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、委託業務において取り扱う個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
5 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託業務の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地監査により確認しなければならない。
6 保護管理者は、特定個人情報の取扱いに係る業務を外部の者に委託をする場合には、前項に掲げるもののほか、委託先において、番号法に基づき区が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
10 保護管理者は、指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。以下同じ。)に保有個人情報の取扱いに係る業務を行わせるときは、前各項と同様の措置を講じなければならない。
11 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせるときには、労働者派遣契約書に秘密保持義務等に関する事項を明記しなければならない。
(保有個人情報の提供及び業務の委託等に係る措置)
第45条 保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を委託し、若しくは指定管理者に行わせる場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託等を行う業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第9章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第46条 職員は、保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 職員は、法令等若しくはこの規程に違反している事実又はその兆候を把握した場合には、速やかに当該特定個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
3 保護管理者は、前2項の規定による報告を受けたときは、直ちに副総括保護管理者に当該事案について報告するとともに、速やかに被害の拡大防止、システムの復旧等のために必要な措置を講じなければならない。ただし、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。
4 保護管理者は、前項の措置を講じた後、速やかに、当該事案の発生した経緯、被害状況等の事実関係を調査し、その調査結果を総括保護管理者及び副総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5 保護管理者は、第1項又は第2項に規定する事案等が、墨田区情報セキュリティポリシー・対策基準(令和2年3月25日31墨企情第1548号)における情報セキュリティインシデントに該当する場合には、当該対策基準を踏まえた対応を行うものとする。
6 総括保護管理者は、第4項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を区長に速やかに報告しなければならない。
7 保護管理者は、第4項の規定による調査結果に基づき、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、その内容を総括保護管理者及び副総括保護管理者に報告しなければならない。この場合において、保護管理者は、同種の業務を実施している課等に当該措置を共有するものとする。
(個人情報保護法及び番号法に基づく報告及び通知)
第47条 総括保護管理者は、保有個人情報の漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告(特定個人情報の漏えい等が生じた場合にあっては番号法第29条の4第1項の規定による個人情報保護委員会への報告又は通知)を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第48条 総括保護管理者は、保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案が発生した場合には、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要しない事案であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるほか、個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。
(法令等の違反に対する厳正な対処)
第49条 区は、法令等又はこの規程に違反する行為をした職員に対し、法令等又は内部規程等に基づき厳正に対処するものとする。
第10章 点検及び監査の実施
(点検)
第50条 保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を副総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第52条 総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等を行わなければならない。
第11章 補則
(補則)
第53条 総括保護管理者は、この規程に基づく保有個人情報の適切な管理のための措置に関し、必要な事項を定めることができる。