(目的)

第1条　この規程は、墨田区立幼稚園、小学校及び中学校における文書事務の管理について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの基本)

第3条　文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理及び管理をしなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第4条　文書等の管理を適正かつ円滑に行うため、学校に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第5条　文書取扱主任は、当該学校における次に掲げる事務に従事する。

(文書管理の簿冊)

第6条　文書等の管理に要する簿冊として、次のものを学校に備えなければならない。

(文書年度)

第7条　文書年度(以下「年度」という。)は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、特に暦年により管理する必要のあるものについては、暦年をもって年度とすることができる。

(文書等の記号及び番号)

第8条　文書等には、収受又は発議した日に属する年度の数字、区及び学校を表す文字並びに「収」又は「発」の文字からなる記号並びに番号を付さなければならない。ただし軽易な文書等にあっては、この限りでない。

(到着文書の取扱い)

第9条　学校に到達した文書は、文書取扱主任が受領するものとする。

(電磁的記録の受信等)

第9条の2　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。ただし、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

(文書等の処理)

第10条　文書等は、この規程及びその他諸規程に基づき直ちに処理しなければならない。

(起案)

第11条　起案は、別に定める場合を除き、起案用紙(別記様式第5号)を用い、常用漢字表、現代かなづかい、送り仮名の付け方等により、平易簡明に行わなければならない。

(文書等の発信者名)

第12条　校外へ発信する文書等には、校長名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により、学校名等を用いることができる。

(担当者の表示)

第13条　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾又は欄外に、担当者の氏名等を記載するものとする。

(文書の審査)

第14条　校長及び副校長(幼稚園副園長を含む。以下同じ。)の決定を受ける文書及び法規の解釈に関する文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、第11条第2項の規定により処理する文書は文書取扱主任の審査を省略することができる。

(審査の基準)

第15条　前条の審査は、起案文書の形式及び内容について、適正な決定が行われるように、次の各号の基準により行うものとする。

(修正及び改案)

第16条　文書取扱主任は、文書の審査の結果、修正又は改案の必要があると認めるときは、文書を起案した者に返付し、その旨を指示し検討させることができる。

(起案文書の回付)

第17条　起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。

(処理の促進)

第18条　文書の取扱主任は、毎月1回未処理文書を把握して、必要に応じその処理の促進を図らなければならない。

(浄書)

第19条　決定した事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。

(公印)

第20条　施行に用いる文書には、墨田区教育委員会公印規則(昭和41年墨田区教育委員会規則第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

(文書の郵送)

第21条　文書を郵送するときは、文書郵送簿に所要事項を記載して発送するものとする。

(文書等の整理)

第22条　文書取扱主任等は文書等を整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう、保管し、又は保存しておかなければならない。

(完結文書)

第23条　文書取扱主任等は、当該年度及び前年度の完結文書を、書棚、キャビネット等の所定の場所に保管しておかなければならない。

(文書の編集製本)

第24条　文書取扱主任等は前年度に係る文書を、次の各号に定めるところに従い編集製本しておかなければならない。

(文書等の保存年限)

第25条　文書等の保存年限は、法令に特別の定めのあるものを除き、長期・10年・5年・3年・1年の区分によるものとする。

(保存文書の廃棄)

第26条　文書取扱主任等は、保存年限を経過した文書等を、毎年8月末日までに適宜な処置により廃棄するものとする。

(例外規定)

第27条　文書取扱主任は、文書等の取扱いについて、この規程に定めるところによることができない場合は、校長の承認を得て、この規程以外の方法により処理することができる。