○墨田区立学校文書管理規程
平成11年9月9日
教育委員会訓令第2号
教育委員会事務局
区立小学校
区立中学校
区立幼稚園
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、墨田区立幼稚園、小学校及び中学校における文書事務の管理について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(平13教訓3・平20教訓9・一部改正)
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 管理室 校長室、職員室、事務室、保健室、給食室等学校管理上必要な部屋をいう。
(2) 収受 学校に到達した文書を当該校において受領することをいう。
(3) 保管 文書を管理室の一定の場所に収納しておくことをいう。
(4) 保存 文書を書庫等管理室以外の場所に収納しておくことをいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理及び管理をしなければならない。
(文書取扱主任の設置)
第4条 文書の管理を適正かつ円滑に行うため、学校に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、校長(幼稚園園長を含む。以下同じ。)が所属教職員の中から指定する。
(平13教訓3・一部改正)
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、当該学校における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配布及び処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書管理の簿冊)
第6条 文書の管理に要する簿冊として、次のものを学校に備えなければならない。
(1) 文書収受簿 別記様式第1号
(2) 親展(秘)文書収受簿 別記様式第1号
(3) 文書発議簿 別記様式第2号
(4) 文書郵送簿 別記様式第3号
(文書年度)
第7条 文書年度(以下「年度」という。)は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、特に暦年により管理する必要のあるものについては、暦年をもって年度とすることができる。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、収受又は発議した日に属する年度の数字、区及び学校を表す文字並びに「収」又は「発」の文字からなる記号並びに番号を付さなければならない。ただし軽易な文書にあっては、この限りでない。
3 文書の番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止める。ただし、暦年によるものにあっては、毎年1月1日に起こし、12月31日に止める。
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書の取扱い)
第9条 学校に到達した文書は、文書取扱主任が受領するものとする。
文書の種類 | 処理方法 |
1 親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書 | そのまま名あて人に引き渡す。 |
2 書留扱い(現金書留、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いを含む。)による文書 | ア 文書収受簿に所要事項を記載して担当者に配布する。 イ 現金又は金券が添付されているものについては、アの処理をするほか、文書の余白に種類及び金額を記載して、文書取扱主任の確認印を押す。 |
3 現金又は金券が添付されている文書(第2号に該当する文書を除く。) | 文書の余白に収受印(別記様式第4号)を押すほか、種類及び金額を記載して文書取扱主任の確認印を押し、文書収受簿に所要事項を記載して担当者に配布する。 |
4 起案を要する文書又は保存年限が1年を超える文書 | 文書の余白に収受印を押し、文書収受簿に記載のうえ担当者に配布する。 |
5 前4号に定める文書以外の文書 | そのまま担当者に引き渡す。 |
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第10条 文書は、この規程及びその他諸規程に基づき直ちに処理しなければならない。
(起案)
第11条 起案は、別に定める場合を除き、起案用紙(別記様式第5号)を用い、常用漢字表、現代かなづかい、送り仮名の付け方等により、平易簡明に行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、収受文書に基づいて起案する場合で軽易なものについては、当該収受文書の余白又は付せんを利用して行うことができる。
3 起案文書には、決定を求める内容及び理由を明記し、必要に応じて事案の経過、根拠法令、参考資料等を併記又は添付しなければならない。
4 事案の性質により特別な取扱いが必要な起案文書については、起案用紙の「取扱上の注意」欄に「至急」、「公印省略」等の注意事項を表示しておかなければならない。
5 定例的に処理する起案については、文書取扱主任が校長の承認を得て、起案用紙に代えて別の起案帳票を用いて行うことができる。
(文書の発信者名)
第12条 校外へ発信する文書には、校長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、学校名等を用いることができる。
(担当者の表示)
第13条 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾又は欄外に、担当者の氏名等を記載するものとする。
(文書の審査)
第14条 校長及び副校長(幼稚園副園長を含む。以下同じ。)の決定を受ける文書及び法規の解釈に関する文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、第11条第2項の規定により処理する文書は文書取扱主任の審査を省略することができる。
(平12教訓3・平13教訓3・平16教訓8・平20教訓9・平23教訓4・一部改正)
(1) 形式審査
ア 文書記述の原則に反しないか。
イ 発信者名又はあて先名は適当か。
ウ 様式書類にあっては、基準の用紙を使用しているか。
(2) 内容審査
ア 実体関係及び処理の手続きは適当か。
イ 形式と内容が一致しているか。
ウ 法令の適用に間違いないか。
エ 公益に反しないか。
オ 処理がはなはだしく遅延していないか。
カ 必要事項に漏れはないか。
(修正及び改案)
第16条 文書取扱主任は、文書の審査の結果、修正又は改案の必要があると認めるときは、文書を起案した者に返付し、その旨を指示し検討させることができる。
(起案文書の回付)
第17条 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、特に緊急を要する起案文書又は重要で、かつ、内容が複雑な起案文書は、内容を説明できる者が持ち回りすることができる。
(処理の促進)
第18条 文書の取扱主任は、毎月1回未処理文書を把握して、必要に応じその処理の促進を図らなければならない。
2 校長及び副校長は、必要があると認めたときは、文書の処理状況を調査し、必要な指示を与えることができる。
(平12教訓3・平16教訓8・平20教訓9・一部改正)
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第19条 起案文書で浄書を要するものは、速やかに浄書するものとする。
2 浄書した文書は、直ちに起案文書と照合するものとする。
(公印)
第20条 照合を終了した浄書文書は墨田区教育委員会公印規則(昭和41年墨田区教育委員会規則第4号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、「公印省略」の記載をして押印を省略することができる。
(文書の郵送)
第21条 文書を郵送するときは、文書郵送簿に所要事項を記載して発送するものとする。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第22条 文書取扱主任等は文書を整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備して置かなければならない。
(完結文書)
第23条 文書取扱主任等は、当該年度及び前年度の完結文書を、書棚、キャビネット等の所定の場所に保管しておかなければならない。
(文書の編集製本)
第24条 文書取扱主任等は前年度に係る文書を、次の各号に定めるところに従い編集製本しておかなければならない。
(1) 別に定める文書分類区分により、保存期間及び類別に分類する。
(2) 2以上の文書で、保存年限を異にする場合において、その文書が相互にきわめて密接な関係があるときは、その長期のものに編集製本する。
(3) 製本は、厚さ8センチメートルを限度に行い、背表紙に保存分類文書票(別記様式第6号)をちょう付する。ただし、保存年限が5年以下である文書は、製本を省略することができる。この場合には、背表紙又は表紙に年度、簿冊名、保存年限、廃棄年度、分類区分及び学校名を記載しなければならない。
(4) 紙数の都合で、2年度以上にわたる分を1冊とすることができる。ただし、この場合には、区分紙を入れて年度区分を明らかにしておかなければならない。
(文書の保存年限)
第25条 文書の保存年限は、法令に特別の定めのあるものを除き、長期・10年・5年・3年・1年の区分によるものとする。
2 文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(保存文書の廃棄)
第26条 文書取扱主任等は、保存年限を経過したものを、毎年8月末日までに適宜な処置により廃棄するものとする。
2 保存年限を経過した文書で、なお保存の必要があると認められるものは、更に期限を定めて保存することができる。
(例外規定)
第27条 文書取扱主任は、文書の取扱いについて、この規程に定めるところによることができない場合は、校長の承認を得て、この規程以外の方法により処理することができる。
付則
(施行期日)
1 この訓令は平成11年10月1日から適用する。
(経過措置)
2 この訓令の適用の際、墨田区立学校文書管理に関する基準により作成した用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
付則(平成12年3月16日教育委員会訓令第3号)
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
付則(平成13年1月18日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
付則(平成15年2月6日教育委員会訓令第2号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
付則(平成15年3月20日教育委員会訓令第4号)
1 この規程は、平成15年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の際、この規程による改正前の墨田区立学校文書管理規程別記様式第5号により作成した用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
付則(平成16年12月21日教育委員会訓令第8号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
付則(平成19年12月17日教育委員会訓令第10号)
この訓令は、平成20年4月1日から適用する。
付則(平成23年3月30日教育委員会訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
付則(平成25年4月17日教育委員会訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
付則(平成26年3月6日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
付則(平成31年4月18日教育委員会訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成31年4月1日から適用する。
付則(令和5年3月28日教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から適用する。
別表第1(文書番号)
(平20教訓9・全部改正、平25教訓2・平26教訓1・令5教訓1・一部改正)
幼稚園名 | 文書番号 |
緑 | 墨緑幼(発・収)第 号 |
柳島 | 墨柳幼(発・収)第 号 |
菊川 | 墨菊幼(発・収)第 号 |
第三寺島 | 墨三寺幼(発・収)第 号 |
八広 | 墨八幼(発・収)第 号 |
立花 | 墨立幼(発・収)第 号 |
小学校名 | 文書番号 |
緑 | 墨緑小(発・収)第 号 |
外手 | 墨外小(発・収)第 号 |
二葉 | 墨二葉小(発・収)第 号 |
錦糸 | 墨錦小(発・収)第 号 |
中和 | 墨中和小(発・収)第 号 |
言問 | 墨言小(発・収)第 号 |
小梅 | 墨小梅小(発・収)第 号 |
柳島 | 墨柳小(発・収)第 号 |
業平 | 墨業小(発・収)第 号 |
両国 | 墨両小(発・収)第 号 |
横川 | 墨横小(発・収)第 号 |
菊川 | 墨菊小(発・収)第 号 |
第三吾嬬 | 墨三吾小(発・収)第 号 |
第四吾嬬 | 墨四吾小(発・収)第 号 |
第一寺島 | 墨一寺小(発・収)第 号 |
第二寺島 | 墨二寺小(発・収)第 号 |
第三寺島 | 墨三寺小(発・収)第 号 |
曳舟 | 墨曳小(発・収)第 号 |
中川 | 墨中川小(発・収)第 号 |
東吾嬬 | 墨東小(発・収)第 号 |
押上 | 墨押小(発・収)第 号 |
八広 | 墨八小(発・収)第 号 |
隅田 | 墨隅小(発・収)第 号 |
立花吾嬬の森 | 墨立吾小(発・収)第 号 |
梅若 | 墨梅小(発・収)第 号 |
中学校名 | 文書番号 |
墨田 | 墨墨中(発・収)第 号 |
本所 | 墨本中(発・収)第 号 |
両国 | 墨両中(発・収)第 号 |
竪川 | 墨竪中(発・収)第 号 |
錦糸 | 墨錦中(発・収)第 号 |
吾嬬第二 | 墨吾二中(発・収)第 号 |
寺島 | 墨寺中(発・収)第 号 |
文花 | 墨文中(発・収)第 号 |
桜堤 | 墨桜中(発・収)第 号 |
吾嬬立花 | 墨吾立中(発・収)第 号 |
別記様式第1号(文書収受簿・親展(秘)文書収受簿)
略
別記様式第2号(文書発議簿)
略
別記様式第3号(文書郵送簿)
略
別記様式第4号(収受印)
略
別記様式第5号(起案用紙)
(平15教訓4・平20教訓9・平31教訓2・一部改正)
略
別記様式第6号(保存分類文書票)
略
別記様式第7号(保存文書索引簿)
略