この改正は、文書管理システムが稼動することに伴い、電子文書の取扱方法を定めるとともに、文書管理制度の改善を図ることを目的として行われたものである。

貴職においては、下記事項に留意するとともに、所属職員に周知徹底を図り、その運用に当たっては遺憾のないよう取り計らわれたい。この旨命により通達する。

記

第1　総則に関する事項

1　事案の決定の方式(第4条)

(1)　事案の決定は、原則、電子決定方式によるものとし、次の例のように主務課長が、事務処理の効率化等の観点から合理的であると認める場合には、書面決定方式によることができるものとする。

例

ア　起案文書に添付すべき文書が紙であり、スキャナ等を用いて電子化したデータが1件当たり30メガバイトを超える場合又は電子化するために多大な手間や時間がかかり、かえって非合理的な場合(既に製本されている資料や大きな図面等)

イ　会計管理室に送付する支出原議等である場合

ウ　第48条第1項に規定する秘密文書に該当する場合

(2)　書面決定方式によることとした場合は、起案文書に「書面決定方式により回付する理由」を記載するものとする。

(3)　「軽易な事案」とは、電話、電子メール等で照会、問合せ等のあった極めて簡易な事項に対する回答、事務連絡、会議への出席者の決定等で、記録にとどめることを要しないものをいうものであること。

2　文書取扱主任の設置(第5条)

文書取扱主任は、文書管理事務運営上中枢的役割を担う機関として位置付けられており、文書管理制度の要をなすものであること。

3　文書取扱主任の職務(第6条)

(1)　「処理の促進」とは、起案から決定を経て施行に至る一連の事務が円滑に行われるように働きかけることをいうものであること。

(2)　「法規及び庁規の調査」とは、審査事案が法規及び庁規に適合していることを確認するための調査であり、文書取扱主任は、当該事案の内容が法令、条例、規則、要綱等の規定に適合していることを十分に審査すること。

(3)　「文書等の整理」とは、文書管理システム及びファイリング用品を利用して文書等を整理することをいい、「保存」には、保管文書等の移管を含むものであること。

4　ファイル担当者の設置(第7条)

課長は、ファイル担当者を置いたとき又は変更したときは、当該ファイル担当者の所属及び氏名等を総務課長に通知すること。

5　文書等の管理(第9条)

(1)　職務上作成し、又は取得した文書等で保存年限が1年以上のものについて適切な管理のため、文書管理システムで文書等の管理を行うことを明らかにしたこと。また、主務課長は、文書管理上必要な事項を「文書管理事項」として文書管理システムに記録するものであること。

(2)　文書管理事項は、次の事項であること。

ア　件名

イ　文書記号

ウ　文書番号

エ　分類記号

オ　保存年限

カ　その他文書管理システムの各処理において入力を必要とする事項

6　特例帳票(第10条)

特例帳票は、定例的に処理する文書を効率的に処理していくため、主務課において作成する管理帳票であり、例としては、次のようなものが考えられること。

(1)　収受文書を登録する場合

○○○届収受簿、○○○通知受付簿等

(2)　収受文書に基づいて起案し、決定し、及び施行する場合

○○○受付簿兼○○○許可書発行簿、○○○貸付資金受付簿兼融資簿等

7　文書年度(第11条)

「特に暦年により管理する必要のあるもの」とは、議案、条例、規則及び訓令の原簿並びに告示番号簿等をいうものであること。

8　文書等の記号及び番号(第12条)

(1)　文書等の記号は、収受し、又は発議した日の属する年度の数字と区及び部・課又は所を表す原則として4字以内の文字とからなるものであること。

例　平成16年4月20日に収受(又は発議)した総務部総務課の文書

16墨総総第○○○号

(2)　文書等の番号は、収受又は発議の別にかかわらず、一連の番号を付すこととなるものであること。

(3)　文書等の記号は、同一のものが生じないよう調整を図るため、総務課長が定めるものであること。

(4)　第12条第1項にいう「軽易な文書等」とは、次のものをいうものであること。

ア　文書管理システムへの登録を要しない次の文書

(ア)　保存年限が1年未満のもの

(イ)　第23条第4項の規定により簡易起案をするもの

(ウ)　第33条第1項ただし書の規定により簡易供覧をするもの

イ　第14条及び第15条の規定により処理した電子文書に基づいて起案又は供覧する場合で、事案の内容が軽易である次のようなもの

(ア)　定例的又は軽易な照会文書に対する回答文書等の起案

(イ)　定例的又は軽易な通知、報告書等の供覧

(5)　特例帳票により処理する文書で文書等の記号を付す場合には、他の文書等の記号と同一のものが生じないよう調整を図ること。また、この場合の文書等の記号は、(1)の記号に当該事案を表す1字を加えたものとすることが望ましいこと。

例　都市整備部道路公園課で公園占用許可申請に係る文書を特例帳票により処理する場合

○○墨整道公第○○○号

(6)　枝番号は、訴訟、工事、契約等のように、1の事案を処理するために複数の文書等を作成する場合で、かつ、それらの文書等を1件態として管理することが事務処理上適当である場合に使用できるものであること。

(7)　枝番号を用いる場合には、次の事項に留意すべきこと。

ア　枝番号の付定方法は、次のとおりとする。

例　16墨総総第5号……発端となった文書の記号・番号

16墨総総第5号の1

イ　枝番号に係る文書等は、発端となった文書等の関連文書であることを文書管理システムに登録すること。

ウ　照会文書に回答するため他の課又は他の団体等に更に照会した場合において、その結果をまとめて当初の照会文書の発信者に回答する場合の文書の記号・番号は、その当初の照会文書(収受文書)の記号・番号を用いること。

第2　文書等の収受及び配布に関する事項

1　情報処理システムを利用して到達した電子文書の取扱い(第13条)

「通信回線に接続した情報処理システム」とは、インターネットを利用する通信システムをいうものであること。

2　電子文書の収受(第14条及び第15条)

(1)　「情報処理システムを利用して主務課に到達」とは、インターネットを利用して統合内部情報システムその他の情報処理システムに送信された電磁的記録が、主務課で直接確認できる形で当該システム上に到達した状態をいうものであること。

(2)　情報処理システムを利用して主務課に到達した電子文書は、当該電子文書の内容に応じて区分し、収受が必要な文書を文書管理システムに登録すること。

(3)　対内文書で文書管理システムを利用して到達した電子文書は、当該電子文書の保存年限によって区分し、区分に応じて必要事項を文書管理システムに登録すること。

(4)　保存年限が1年未満の電子文書については、当該電子文書を廃棄するまでの間の保管場所を文書管理システムに定めるものであり、必要な保管期間が経過した際には、当該電子文書を速やかに廃棄すること。

(5)　主務課に到達した電子文書が他の課の所管に係るものの場合は、対内文書については、発信元の課又は所に連絡のうえ当該電子文書を差し戻す等の処理を行うこととし、それ以外の文書は、本来の送信先である他の課と協議のうえ処理すること。

3　本庁に到達した文書の取扱い(第16条)

(1)　「本庁に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)」とは、総務課に郵便又は信書便により到達した文書及び総務課において交換便により受け付けた文書をいうものであること。

(2)　「主務課に直接到達した文書」とは、主務課で直接受領した文書をいうものであること。

(3)　親展(秘)文書送付簿は、総務課長が、親展(秘)文書を企画経営室秘書担当課長又は文書取扱主任に配布する場合(第16条第2項の表第1号)に用いるものであること。

(4)　部又は部長あての親展(秘)文書については、部の庶務主管課の文書取扱主任に配布すること。

(5)　文書授受簿は、総務課長が、(ア)書留扱いによる文書、(イ)収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書又は(ウ)開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているものを文書取扱主任に配布する場合(第16条第2項の表第2号から第4号まで)に用いるものであること。

4　主務課等における文書の取扱い(第17条)

第17条第2項にいう「軽易な文書」とは、第23条第4項の規定により簡易起案をするもの及び第33条第1項ただし書の規定により簡易供覧をするものをいうものであること。

第3　文書等の処理に関する事項

1　起案(第23条)

(1)　起案は、起案者が文書管理システムに事案の内容その他必要な事項を入力し、電子文書として起案した旨を表示し、記録して行う電子起案方式によることを原則とすることとし、主務課長が第4条第2項に基づき、必要であると認めるとき(具体的な例は、第1の1(1)を参照すること。)は、起案用紙に事案の内容その他必要な事項を記載して行う書面起案方式によることができるものとする。

(2)　書面起案方式において、文書管理システムを利用して作成する起案用紙の各欄の記録又は記載方法は、次のとおりとする。

(3)　起案文書その他の公文書を作成する場合に用いる漢字等は、次に定めるところによるものであること。

ア　常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

イ　現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

ウ　送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4)　第23条第4項にいう「処理した文書に基づいて起案する場合で、事案の内容が軽易であるとき」の意義は、定例的又は軽易な照会文書に対する回答文書等を起案する場合をいうものであること。

また、この場合の起案は、次の様式による起案欄を当該収受文書の余白又は付せんに設け、処理内容を朱書して行うものであること。

2　発信者名(第25条)

(1)　一般的な照会回答文書及び対内文書の発信者名は、法令等に定めのある場合を除き、あて先名との均衡を失しないように配慮するものであること。

(2)　本条には定めがないが、行政処分等法令に定めのある行為を行うための文書等の発信者名は、当該行為について権限を有する行政庁名であること。

3　決定関与(第27条)

(1)　「審議」とは、系列に属する者がその職位との関連において、事案について調査検討し、その事案に対する意見を決定権者に表明することをいう。

(2)　「審査」とは、第28条の規定により、法務課長、法務主査及び文書取扱主任が法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査検討し、その内容等に対する意見を表明することをいう。

(3)　「協議」とは、起案文書の内容等について、主管の系列と系列以外との意見の調整を図るため、関与を必要とする者に起案文書を回付することをいう。

(4)　審議又は協議に当たり、担当職員等の関与が必要と認められるときは、当該担当職員を事案決定に補助的に関与させることができる。

4　文書審査(第28条)

(1)　起案文書は、第14条及び第15条の規定により処理した電子文書に基づいて起案するもののうち、事案の内容が軽易であるもの(定例的又は軽易な照会文書に対する回答文書等の起案)並びに第23条第4項の規定により簡易起案をするものを除き、文書取扱主任の審査を受けるものであること。

(2)　「区長及び副区長に回付する起案文書で、庁外へ発送する重要な内容のもの」とは、陳情書、要望書等及び区民等からの陳情書、要望書等に対する回答文書をいうものであること。

(3)　「庁規」とは、要綱、要領並びに告示文書及び公告文書(書式化されているものを除く。)をいうものであること。

(4)　「法規の解釈」とは、条例等の解釈を定める場合をいうものであること。

(5)　「法務課長が必要と認める起案文書」とは、次のものをいうものであること。

ア　依命通達(定例化したものを除く。)

イ　表彰状及び感謝状の贈呈に関する文書(書式化されているものを除く。)

ウ　協定等締結文書(別に定めるものを除く。)

エ　重要な行政処分で争訟発展の可能性のあるものに関する文書

オ　その他法務課長が特に必要と認める文書

5　起案文書の回付(第29条)

起案文書の回付等の取扱いは、次のとおりであること。

(1)　協議を必要としない場合

ア　区長決定の例(法務課長の文書審査が必要なとき。)

①起案者→②主査・係長(審議)→③文書取扱主任(審査)→④課長(審議)→⑤部長(審議)→⑥法務主査(審査)→⑦法務課長(審査)→⑧副区長(審議)→⑨区長(決定)

イ　課長決定の例(法務課長の文書審査を必要としないとき。)

①起案者→②主査・係長(審議)→③文書取扱主任(審査)→④課長(決定)

(2)　協議を必要とする場合

ア　副区長決定の例(法務課長の文書審査が必要なとき。)

①起案者→②主査・係長(審議)→③文書取扱主任(審査)→④課長(審議)→⑤部内他課の主査・係長(協議)→⑥部内他課の課長(協議)→⑦部長(審議)→⑧部外他課の主査・係長(協議)→⑨部外他課の課長(協議)→⑩他部の部長(協議)→⑪法務主査(審査)→⑫法務課長(審査)→⑬副区長(決定)

イ　部長決定の例(法務課長の文書審査を必要としないとき。)

①起案者→②主査・係長(審議)→③課内主査・係長→④文書取扱主任(審査)→⑤課長(審議)→⑥部長(審議)→⑦部外他課の主査・係長(協議)→⑧部外他課の課長(協議)→⑨他部の部長(協議)→⑩部長(決定)

※　決定権限を有する部長は、⑥に承認又は押印若しくは署名するとともに、決定権者として⑩に承認又は押印若しくは署名すること(課長決定の場合も同様であること。)。

6　事案の差戻し(第30条)

(1)　起案者は、決定関与者から回議中の起案文書の差戻しを受けた場合は、その理由を確認のうえ主務課長に報告するとともに、当該起案文書の内容修正について主務課長等と協議すること。

(2)　起案文書の内容を修正した場合は、当該起案文書を、当該起案文書を差し戻した者又は既に回議を終了している任意の回議者から再回議することができる。この場合、再回議を行わない者に対しては、起案文書の内容を修正した旨を報告すること。

7　起案文書の引戻し(第31条)

起案者は、起案文書の内容を修正し、又は訂正するため、回議中の起案文書を引き戻した場合は、当該起案文書の修正又は訂正後、当該起案文書の引戻し又は既に回議を終了した任意の回議者から再回議することができる。この場合、再回議を行わない者に対しては、起案文書の内容を修正した旨を報告すること。

8　供覧(第33条)

(1)　供覧文書のうち、保存年限が1年以上のものについては、文書管理システムに登録し、起案文書と同様の管理を行うべきものであること。

(2)　第33条第1項ただし書にいう「事案の内容が軽易なもの」及び第3項にいう「事案の内容が軽易であるもの」の意義は、定例的又は軽易な通知、報告書等をいうものであること。

また、この場合の供覧は、次の様式による供覧欄を当該供覧文書の余白又は付せんに設け、処理内容を朱書して供覧すべきものであること。

(3)　文書管理システムを利用して作成する供覧用紙の各欄の記録又は記載方法は、次の事項及び起案用紙取扱いを準用する。

(4)　第14条及び第15条の規定により処理した電子文書に基づいて供覧するもののうち、事案の内容が軽易であるもの並びに第33条第1項ただし書の規定により簡易供覧をするものについては、文書取扱主任の審査は不要であること。

9　資料文書等の管理(第35条)

(1)　起案文書、収受文書及び供覧文書以外の文書等で特例帳票に文書管理事項を記録すべきものを明らかにしたものであり、次のアからオまでの文書等に係る事項を記録すること。

ア　保存年限が1年以上の資料文書

イ　帳票

ウ　図画

エ　写真

オ　フィルム

(2)　資料文書は、主務課長がその内容を確認した時点で特例帳票に記録すること。

10　処理状況の調査等(第36条)

(1)　主務課長は、文書等の処理状況を常に把握し、文書管理システムの登録日から相当の日時を経過してもなお文書等の処理が完結していないときは、当該文書等に係る事務担当者に連絡し、その処理状況を確認するとともに、必要に応じて処理の促進を図るべきものであること。

(2)　総務課長は、文書等が常に適切に処理されるよう把握するとともに、必要があると認めるときは、主務課長から報告を受け、文書等の処理状況を調査し、必要な指示を与えるものであること。

第4　文書の浄書及び発送に関する事項

1　公印(第38条)

(1)　公印の押印、公印の印影の印刷等は、墨田区公印規則(昭和39年墨田区規則第25号)の定めるところにより行われるものであること。

(2)　第38条第1項各号に規定する場合については、電磁的記録の状態で文書が施行されることから、公印押印の対象外となること。

(3)　第38条第3項第2号に規定する場合について、国又は地方公共団体に対し発信する施行文書は、一般に区と受領者との間において施行文書の真正性に疑義が生じるおそれが低いことから、特に真正性の保証が求められる重要なものを除き、公印の押印を省略することができるものとすること。なお、「重要なもの」とは、国又は地方公共団体に対し発信する施行文書であっても、特に真正性の保証が求められるものをいうものであること。

(4)　第38条第3項第3号にいう「軽易な文書」とは、法律効果を伴わない単なる事実の通知、照会、回答等の文書をいうものであること。

(5)　第38条第3項各号に該当する施行文書であっても、公印発出の相手先が事務処理の都合等により公印を押印した文書の発出を求める場合等について、公印の押印を妨げるものではないこと。

2　発送(第39条)

電子決定方式で決定された起案文書に基づく施行文書を庁内に対し発送する場合は、原則として文書管理システムにより送信するものとする。ただし、公印の押印が必要な文書及び秘密の取扱いを必要とする文書については、文書管理システム又は情報処理システムによる送信の方法により発送することはできないので注意すること。

第5　文書等の整理、保管、保存及び廃棄に関する事項

1　文書等の整理及び保存(第40条)

(1)　文書を保管又は保存する際は、文書をフォルダーにはさみ、ファイルボックスに収納して、所定の什器に収納する方法により管理すること。

(2)　文書の管理は、フォルダーを単位として行うものであり、保管、保存及び廃棄は、フォルダーごとに行うものであること。したがって、1のフォルダーには、同一の保存年限の文書のみを入れるものであること。

(3)　事務担当者は、文書が完結したときは、当該文書を手元に置くことなく必要な文書管理事項を入力し、フォルダーに入れて所定のファイルボックスに収納しなければならないこと。

2　保存年限の設定(第43条)

文書等の保存年限は、実際の文書管理事務を円滑に進めるため、文書管理基準表にできる限り具体的に定めること。

文書管理基準表は、各課に共通して発生する事案については総務課長が定め、各課ごとに発生する事案については主務課長が総務課長と協議のうえ定めるものであること。

3　保存文書の引継ぎ(第44条)

保存文書の効率的な管理及びその廃棄の促進を図るため、保存文書は総務課長が一括して管理することとしたものであること。また、「総務課長が引継ぎを要しないと認めるもの」とは、特定の課に大量に発生する文書で、閲覧の頻度が高いため、当該課において保管することが適当と認められるものをいうものであること。

4　保存文書の閲覧及び貸出し(第46条)

保存文書の閲覧及び貸出しは、主務課の当該閲覧文書の属する年度のフォルダー管理表により、当該保存文書に係るフォルダーの保存番号を特定し、当該番号を総務課長に申し出ることにより行うものであること。

5　文書等の廃棄(第47条)

「特定の文書等」とは、当該年度のみ保存年限を延長する文書をいい、翌年度以降においても同様の文書について保存年限の延長を行う場合には、文書管理基準表に定める保存年限を改めるとともに、フォルダー管理表の廃棄予定年月を修正する措置を講ずるものであること。

第6　秘密文書の処理

1　秘密文書の指定(第48条)

(1)　秘密文書は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第34条に規定する職員の守秘義務に係る文書管理上の基準を定めたものであること。

(2)　秘密文書の運用基準を明確にし、安易な秘密文書の指定を防止するため、実施細目を定めることとしたこと。

(3)　秘密文書の指定及び解除を行う者は、秘密の漏えいを防ぐ観点から、当該文書を所管する主務課長としたこと。

(4)　秘密文書の規定は、職員が職務上知り得た秘密として漏らしてはならない情報が記録されている文書等の適正な処理について定めたものであり、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)における不開示情報及び墨田区情報公開条例(平成13年墨田区条例第3号)における非公開情報とは目的が異なるものである。したがって、秘密文書として指定を受けた文書等も、同法に基づく保有個人情報の開示請求及び同条例に基づく区政情報の公開請求の対象となることに留意すること。

2　秘密文書の表示(第49条)

秘密文書の表示は、その基準を明確にするため、秘密文書と時限秘文書の2種類としたこと。