○墨田区文書管理規程
平成16年4月1日
訓令第11号
／庁中一般／事業所／
墨田区文書管理規程(昭和61年墨田区訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 文書等の収受及び配布(第13条―第22条)
第3章 文書等の処理(第23条―第36条)
第4章 文書等の浄書及び発送(第37条―第39条)
第5章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄(第40条―第47条)
第6章 秘密文書の処理(第48条―第51条)
第7章 補則(第52条)
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書事務の管理について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、電子計算組織(与えられた処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。以下同じ。)による情報処理の用に供せられるものをいう。以下同じ。)をいう。
(2) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。
(4) 課 墨田区組織規則(昭和52年墨田区規則第30号。以下「組織規則」という。)第8条第1項に規定する室(会計管理室を除く。)、課及び担当、同条第3項から第6項までに規定する課をいう。
(5) 所 組織規則別表3に掲げる本庁行政機関をいう。
(6) 課長 課の長(企画経営室にあっては各担当課長)をいう。
(7) 所長 所の長をいう。
(8) 起案文書 主管の系列に属する者が、その職位との関連において、事案の決定のための案を記載した文書又は記録した電子文書をいう。
(10) 供覧文書 閲覧に供するため、第33条第1項の規定により回付する電子文書又は文書で、意思決定を伴わないものをいう。
(11) 資料文書 文書等のうち、次に掲げる文書等以外のものをいう。
ア 起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム
イ 第43条の規定により定めた保存年限が1年以上の収受文書
(12) 庁外文書 組織規則、墨田区保健所処務規程(平成12年墨田区訓令第11号)又は墨田区福祉事務所処務規程(昭和58年墨田区訓令甲第23号)に定める機関及び内部組織(次号において「区長部局」という。)、墨田区教育委員会事務局処務規則(昭和50年墨田区教育委員会規則第3号)に定める墨田区教育委員会事務局の組織、墨田区選挙管理委員会規程(昭和56年墨田区選挙管理委員会告示第4号)第14条に規定する墨田区選挙管理委員会事務局、墨田区監査委員に関する条例(昭和39年墨田区条例第3号)第5条第1項に規定する墨田区監査委員事務局又は墨田区議会事務局条例(昭和25年墨田区条例第7号)第1条に規定する墨田区議会事務局以外の者へ発送する文書等をいう。
(13) 対内文書 区長部局相互、前号に規定する墨田区教育委員会事務局の組織、墨田区選挙管理委員会事務局、墨田区監査委員事務局又は墨田区議会事務局に発送する文書等をいう。
(14) 保管 文書等を当該文書等に係る事案を担当する課又は所(以下「主務課」という。)の事務室内に収納しておくことをいう。
(15) 保存 文書等を書庫等事務室以外の場所(文書管理システムを含む。)に収納しておくことをいう。
(16) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(平16訓16・平19訓1・平21訓2・平29訓14・令2訓9・令4訓11・令6訓14・令6訓16・一部改正)
(文書等の取扱いの基本)
第3条 文書等は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(令6訓16・一部改正)
(事案の決定の方式)
第4条 事案の決定は、第23条第1項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決定方式」という。)により行うものとする。
(文書取扱主任の設置)
第5条 課及び所に文書取扱主任を置く。ただし、区長が文書取扱主任を置く必要がないと認める所については、この限りでない。
2 文書取扱主任は、区長が任免する。
(文書取扱主任の職務)
第6条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その所属する課又は所(以下「課等」という。)における次の事務に従事する。
(1) 文書等の収受、配布及び処理の促進に関すること。
(2) 起案文書及び供覧文書の審査に関すること。
(3) 法規及び庁規の調査に関すること。
(4) 文書等の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関して必要なこと。
(平16訓16・令4訓11・一部改正)
(ファイル担当者の設置)
第7条 課長(すみだ人権同和・男女共同参画事務所、墨田区子育て支援総合センター及びすみだ清掃事務所の所長を含む。以下この条において同じ。)は、その所管する課等(第5条第1項ただし書の規定により文書取扱主任を置かない所を除く。)の職員(文書取扱主任を除く。)のうちからファイル担当者を置く。ただし、課長がファイル担当者を置く必要がないと認める場合は、この限りでない。
(平19訓1・平29訓14・令6訓14・令6訓21・一部改正)
2 前条ただし書の規定によりファイル担当者を置かない場合におけるファイル担当者の職務は、文書取扱主任が行う。
(文書等の管理)
第9条 別に定めのある場合を除き、文書等の管理は、文書管理システムにより行うものとする。
2 主務課長は、文書等のうち第43条の規定により定めた保存年限が1年以上であるものについては、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が定める文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書管理システムに記録するものとする。
(特例帳票)
第10条 主務課長は、前条第1項の規定にかかわらず、同種の文書等を定例的に処理する場合においては、総務課長と協議の上、文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための別の帳票(以下「特例帳票」という。)を使用して当該文書等の管理を行うことができる。
2 主務課長は、特例帳票を使用する場合において、記載すべき事項を電子計算組織に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。
(平29訓14・令6訓14・一部改正)
(文書年度)
第11条 文書年度(以下「年度」という。)は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、特に暦年により管理する必要のあるもの(以下「暦年文書等」という。)については、暦年をもって年度とすることができる。
(令6訓16・一部改正)
(文書等の記号及び番号)
第12条 文書等には、収受し、又は発議した日の属する年度の数字と区及び部・課又は所を表す原則として4字以内の文字とからなる記号並びに番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書等にあっては、この限りでない。
3 第1項に規定する文書等の記号は、総務課長が定める。ただし、特例帳票により管理する文書等及び暦年文書等の記号については、主務課長が総務課長と協議の上、定めるものとする。
4 文書等の番号は、前条本文の規定により毎年4月1日から翌年3月31日までを年度とするものにあっては毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止め、暦年文書等にあっては毎年1月1日に起こし、12月31日に止める。ただし、元号の改正その他の事由により、これによる管理が適当でないと認める場合は、この限りでない。
5 前項の規定にかかわらず、訴訟、工事、契約等に係る文書等でそれらの事案の発端となった文書等と1件態として管理する必要があるものを作成する場合の当該発議文書、照会文書に回答するため他の課等又は他の団体等に更に照会する場合の当該照会に係る発議文書等については、その発端となった文書等の記号及びその番号の枝番号を用いることができる。
(令2訓9・令6訓14・令6訓16・一部改正)
第2章 文書等の収受及び配布
(電磁的記録の受信等)
第13条 電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。
(令4訓11・令6訓16・一部改正)
(電子文書の収受の処理)
第14条 主務課長は、情報処理システムを利用して主務課に到達し、又は前条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち、収受の処理が必要と認めるものを、文書管理システムに記録するものとする。
2 主務課長は、前項の規定により記録した電子文書が他の課等の所掌に係るものであるときは、速やかに関係課等と協議の上処理するものとする。
(平29訓14・一部改正)
文書等の種類 | 処理方法 |
1 保存年限が1年以上の到達した電子文書 | 文書管理システムに文書管理事項を記録し、保存する。 |
2 保存年限が1年未満の到達した電子文書 | 文書管理システムにその件名、保存年限その他所要事項を記録する。 |
(令2訓9・令6訓16・一部改正)
(本庁舎等に到達した文書の取扱い)
第16条 本庁舎に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、総務課長が受領するものとする。
文書の種類 | 処理方法 |
1 親展(秘)文書 | 親展(秘)文書送付簿(第1号様式)に所要事項を記載し、区長又は副区長宛ての文書にあっては企画経営室秘書担当課長に、その他の文書にあっては文書取扱主任に配布する。 |
2 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いを含む。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして総務課長が定める文書 | ア 文書授受簿(第2号様式)に所要事項を記載し、受領した職員名を記載させた上、文書取扱主任に配布する。 イ 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているものについては、アの処理をするほか、文書の余白又は封筒に種類、金額及び開封した職員名を記載する。 |
3 到達の日時が権利の得喪に関わると認められる文書 | 文書の余白又は封筒に到達日時を明記して受領事務担当者名を記載し、文書授受簿に所要事項を記載して文書取扱主任に配布する。 |
4 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの(第2号に該当するものを除く。) | 文書の余白又は封筒に種類、金額及び開封した職員名を記載し、文書授受簿に所要事項を記載して文書取扱主任に配布する。 |
5 その他の文書 | そのまま文書取扱主任に配布する。 |
3 総務課長は、第1項の規定により受領した文書が2以上の課等に関連するものであるときは、正文を最も関係の深い課等の文書取扱主任に配布し、その写しをその他の関係課等の文書取扱主任に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白又は封筒に記載しなければならない。
4 すみだ保健子育て総合センターに到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、新保健施設等開設準備室長が受領するものとする。
(平19訓1・平29訓14・令2訓9・令4訓11・令6訓16・令6訓21・一部改正)
文書の種類 | 処理方法 |
1 親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書 | そのまま名宛人に引き渡す。 |
2 起案を要する文書又は保存年限が1年以上の文書(次号に掲げる文書を除く。) | ア 文書の余白に収受登録印(第3号様式)を押し、文書管理システムに文書管理事項を登録して当該文書の事務担当者に引き渡す。 イ 収受の日時が権利の得喪に関わると認められる文書については、アの処理をするほか、総務課長から開封して配布された文書を除き、文書の余白に到達日時を明記して開封した職員名を記載する。 ウ 差押通知書、債権譲渡通知書については、ア及びイの処理をするほか、直ちにその写しを会計管理者に送付する。 エ 現金又は金券が添付されている文書については、アの処理をするほか、総務課長から開封して配布された文書を除き、文書の余白に種類、金額及び開封した職員名を記載する。 |
3 特例帳票により管理する文書 | そのまま事務担当者に引き渡す。ただし、現金又は金券が添付されている文書については、総務課長から開封して配布された文書を除き、文書の余白に種類、金額及び開封した職員名を記載して事務担当者に引き渡す。 |
4 前3号に定める文書以外の文書 | そのまま事務担当者に引き渡す。 |
2 前項の表第2号の規定にかかわらず、軽易な文書は、文書管理システムへの登録を省略することができる。
3 第1項の規定にかかわらず、文書取扱主任は、重要又は異例な文書で緊急の処理を要すると認めるものは、事務担当者に引き渡す前に上司の閲覧を受けなければならない。
4 文書取扱主任は、他の課等に属すると認める文書があった場合には、直ちに総務課長等に回付しなければならない。
(平19訓1・平29訓14・令4訓11・令6訓16・令6訓21・一部改正)
第18条 主務課に直接到達した文書は、当該主務課の文書取扱主任が受領するものとする。
(令6訓14・一部改正)
(文書配布の方法)
第19条 文書取扱主任は、総務課又は新保健施設等開設準備室において文書の配布を受けるものとする。
(令6訓21・一部改正)
(親展文書)
第20条 区長又は副区長宛ての親展文書が閲覧後引き渡されたときは、企画経営室秘書担当課長は、遅滞なく総務課長に当該文書を回付しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、第16条第2項第2号から第5号までの規定の例により処理するものとする。
(平19訓1・平29訓14・一部改正)
(ファクシミリの利用による収受)
第21条 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 第1項に規定する着信の確認は、定時に行うものとする。
(勤務時間外の到達文書の処理)
第22条 勤務時間外に本庁舎に到達した文書は、墨田区役所当直規程(昭和49年墨田区訓令甲第2号)に定めるところにより処理するものとする。
(令6訓21・一部改正)
第3章 文書等の処理
(起案)
第23条 起案は、別に定めのある場合を除き、起案する者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、主務課長は、総務課長と協議の上、定例的に処理する事案に係る起案について、起案用紙に代えて別の起案帳票を用いて行うことができる。
(令4訓11・令6訓14・一部改正)
第24条 起案は、常用漢字表、現代仮名遣い、送り仮名の付け方等により、平易簡明に行わなければならない。
2 起案文書には、決定を求める内容及び理由を明記し、必要に応じて事案の経過、根拠法令、参考資料等を併記し、又は添付しなければならない。
3 事案の性質により特別な取扱いが必要な起案文書については、起案文書の「取扱上の注意」欄に「至急」、「公印省略」等の注意事項を表示することができる。
(平29訓14・一部改正)
(発信者名)
第25条 庁外文書の発信者は、区長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、副区長名、部長名、課長名、所長名等を用いることができる。
2 対内文書の発信者は、文書の性質又は事案の軽重により、区長名、副区長名、部長名、課長名、所長名等を用いるものとする。この場合において、氏名の記載は、区長名を除き、省略することができる。
(平19訓1・令4訓11・令6訓16・一部改正)
(事務担当者の表示)
第26条 起案文書には、照会その他の便宜に資するため、起案者の所属、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(決定関与)
第27条 事案の決定に当たり、審議、審査又は協議(以下「決定関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者(以下「決定関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、電子起案方式においては文書管理システムにより決定関与した旨を電磁的に表示し記録することを求める方式により、書面起案方式においては決定関与者の署名又は押印を求める方式により行うものとする。
2 起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。ただし、区長が決定する事案における副区長の審議は、区長の決定の直前に行うものとする。
3 起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与又は閲覧の機会が失われないよう、必要な余裕をおいて回付しなければならない。
(平19訓1・一部改正)
2 次に掲げる起案文書は、総務部法務課長(以下「法務課長」という。)及び総務部法務課法務主査(以下「法務主査」という。)の審査を受けなければならない。この場合の審査は、区長が決定する事案については副区長の審議の直前に、それ以外の事案については決定の直前に行うものとする。
(1) 区長及び副区長に回付する起案文書で、庁外へ発送する重要な内容のもの
(2) 庁規の制定改廃に関する起案文書(当該庁規の様式のみの改正を行うものを除く。)
(3) 法規の解釈に関する起案文書
(4) 不服申立てに関する起案文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、法務課長が必要と認める起案文書
審査者 | 審査代行者 |
法務課長 | 法務主査 |
法務主査 | 法務課長があらかじめ指定する職員 |
文書取扱主任 | 主務課長が指定する主査又は係長 |
(平19訓1・平20訓17・令2訓9・令4訓11・令6訓14・一部改正)
(起案文書の回付)
第29条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。
2 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回ることにより回付することができる。
(令4訓11・一部改正)
(事案の差戻し)
第30条 決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡し、又は当該起案文書を起案者に差し戻すものとする。
2 前項の規定による連絡又は差戻しを受けた起案者は、既に決定関与を終了した決定関与者にその旨を報告しなければならない。
(令6訓14・一部改正)
(回付中の起案文書の廃案及び変更)
第31条 起案者は、回付中の起案文書を廃案するとき、又は内容に重要な変更があったときは、回付中の起案文書を引き戻し、処理するものとする。
2 起案者は、前項の規定により起案文書を引き戻したときは、既に決定関与を終了した決定関与者にその旨を報告しなければならない。
(令6訓16・一部改正)
(決定後の処理)
第32条 起案文書(特例帳票により管理するものを除く。)の事務担当者は、当該事案が決定したとき(電子回付による事案で、施行を伴うものを除く。)及び施行が完了したときは、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。
2 決定した事案を廃案しようとするときは、決定した起案文書とは別に、廃案の起案をするものとする。
(令6訓14・一部改正)
(供覧)
第33条 供覧文書は、電子文書は供覧者に対して一斉に回付する方式(以下「一斉回付」という。)により、文書は供覧用紙(第5号様式)に添付して流れ方式により供覧者に回付するものとする。ただし、事案の内容が軽易なもの(電子文書を除く。)については、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。
2 供覧文書の事務担当者は、供覧文書を回付する場合(前項ただし書に規定する場合を除く。)は、文書管理システム又は特例帳票に文書管理事項を記録するものとする。
(令4訓11・一部改正)
(回付の特例)
第34条 電子回付による事案の決定において、回付中に同一の者が審査及び審議若しくは審議及び協議を行う場合又は一斉回付による供覧において回付中に同一の者が審査及び供覧を行う場合は、当該審査、審議、協議及び供覧を合わせて行うことができる。
(資料文書等の管理)
第35条 主務課長は、資料文書で第43条の規定により定めた保存年限が1年以上のもの、帳票、図画、写真又はフィルムを作成し、又は取得した場合においては、特例帳票に当該文書等に係る文書管理事項を記録する等適切に管理するものとする。
(処理状況の調査等)
第36条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書等の処理状況を調査し、又は主務課長から報告を受け、これに基づき主務課長に必要な指示を与えることができる。
第4章 文書等の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第37条 電子決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする文書等(以下この条において「施行文書」という。)を浄書(情報処理システムにより送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。
2 書面決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名し、又は押印するものとする。
(令6訓16・一部改正)
(公印及び電子署名等)
第38条 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)には、墨田区公印規則(昭和39年墨田区規則第25号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、施行文書が次のいずれかに該当する場合(法令等の定めにより公印の押印を要する場合を除く。)は、「公印省略」の記載をして、公印の押印を省略することができる。
(1) 対内文書
(2) 庁外文書のうち、国又は地方公共団体に対し発信する文書(重要なものを除く。)
(3) 庁外文書(前号に該当するものを除く。)のうち、軽易な文書
3 情報処理システムを利用して施行文書等(施行に用いる文書等(電磁的記録に限る。)をいう。以下この項において同じ。)を送信するとき(法令等に当該施行文書等に係る電子署名の取扱いが規定されている場合を除く。)は、墨田区行政手続等における情報通信技術の利用に関する規則(平成17年墨田区規則第2号)第4条第2項本文の規定の例により、電子署名等を行うものとする。ただし、同項ただし書に規定する場合及び当該施行文書等を文書により施行することとした場合に公印の押印を要しない施行文書等については、この限りでない。
(平16訓16・令4訓11・令6訓14・令6訓16・一部改正)
(発送)
第39条 施行に用いる文書等(以下「施行文書等」という。)の発送は、情報処理システムによる送信、郵便又は信書便による送付、交換便による送付等に区分して行うものとする。
2 第48条第1項に規定する秘密文書の発送については、情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。
3 前項の秘密文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。
4 施行文書等を発送した者は、電子決定方式によるものにあってはその旨を文書管理システムに記録し、書面決定方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。
(令4訓11・令6訓14・令6訓16・一部改正)
第5章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄
(文書等の整理及び保存)
第40条 別に定めのある場合を除き、電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。
2 文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておくものとする。
3 文書等の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておくものとする。
(令6訓21・一部改正)
(保存年限の種別)
第41条 文書等の保存年限の種別は、次のとおりとする。ただし、軽易な文書等で職務上作成し、又は取得した日から1年を超えて保存する必要のないものについては、事務遂行上必要な期間の終了後随時廃棄することができる。
(1) 1年保存
(2) 3年保存
(3) 5年保存
(4) 10年保存
(5) 長期保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等又は時効が完成するまでの期間証拠として特に保存する必要がある文書等の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(保存年限の計算)
第42条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日(帳票にあっては、その帳票への記載が終了した日)の属する年度の翌年度から起算する。
(令6訓21・一部改正)
(保存年限の設定)
第43条 文書等の保存年限は、総務課長が別に定める文書管理基準表によるものとする。ただし、主務課長が文書管理基準表によることが困難と認める文書等の保存年限については、総務課長と協議の上、別に定めることができる。
(平29訓14・一部改正)
(保管文書の引継ぎ及び保存)
第44条 主務課長は、毎年度の初めにおいて、前々年度に完結した保存年限が3年以上の文書等(電子文書を除く。次項において同じ。)を、総務課長が指定する時期に、総務課長に引き継がなければならない。ただし、常用文書(電子文書を除く。)については、常用期間が終了する日の属する年度の翌年度において、総務課長が指定する時期に、総務課長に引き継ぐものとする。
2 前項の規定にかかわらず、総務課長が所等において保存することが適当と認める文書等については、総務課長への引継ぎを要しない。
3 総務課長は、第1項の規定による引継ぎを受けた場合は、当該文書等を書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。
4 完結した電子文書は、主務課で保存するものとする。
(令6訓14・令6訓21・一部改正)
(保存期間別一覧の作成等)
第45条 総務課長は、年度の初めに、その直前の年度中に文書管理システムに文書管理事項を記録した文書等について、保存年限別の一覧を一括して作成するものとする。
2 主務課長は、毎年度末に当該年度のフォルダー管理表(第6号様式)を確定するものとする。
3 文書取扱主任は、前項のフォルダー管理表に基づき、翌年度の保存年限等の確認を行うものとする。
(平17訓12・一部改正)
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第46条 第44条第1項の規定により総務課長に引き継いだ文書等を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする者は、総務課長に申し出なければならない。
(令6訓21・一部改正)
(文書等の廃棄)
第47条 総務課長又は主務課長は、文書等が保存年限を経過したときは、当該文書等を裁断、溶解、焼却、消去等の方法により、速やかに廃棄するとともに、文書管理システム又は特例帳票に記録した当該文書等に係る文書管理事項を削除するものとする。
2 主務課長は、特定の文書等について、フォルダー管理表に定める廃棄予定年月を超えて保存する必要があると特に認めるときは、総務課長と協議の上、当該文書等の保存年限を延長することができる。
(平29訓14・令6訓14・一部改正)
第6章 秘密文書の処理
(秘密文書の指定)
第48条 主務課長は、文書等について秘密の取扱いをする必要があると認めるときは、総務課長が別に定める基準により、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として指定することができる。
2 前項の規定により指定した秘密文書に係る起案については、書面起案方式によるものとする。
(令6訓16・一部改正)
(秘密文書の表示)
第49条 秘密文書は、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るものにあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものする。ただし、秘密文書の形態等により、当該秘密文書への表示が困難なものについては、別に総務課長が定めるところによる。
(令4訓11・一部改正)
(秘密文書の取扱い等)
第50条 秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠することができる書庫等に厳重に保管する等当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
(令6訓16・一部改正)
(秘密文書の指定の解除)
第51条 主務課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったときは、秘密の指定を解除し、秘密文書である旨の表示を抹消するものとする。
第7章 補則
(補則)
第52条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に区長が定める。
付則(平成20年7月1日訓令第17号)
この訓令は、平成20年4月1日から適用する。
付則(令和2年2月3日訓令第9号)
第28条第2項第2号の改正規定は、令和2年4月1日以後に起案する庁規の改正に関する起案文書について適用する。
付則(令和6年10月31日訓令第21号)
この訓令は、令和6年11月5日から適用する。
第1号様式
(平19訓1・旧第2号様式繰上、令4訓11・一部改正)
略
第2号様式
(平19訓1・追加、令4訓11・一部改正)
略
第3号様式
略
第4号様式
(平19訓1・平20訓17・一部改正)
略
第5号様式
略
第6号様式
(平17訓12・追加)
略